Egal, ob es sich um einen Betriebsausflug, eine Konferenz, einen Tag der offenen Tür oder eine Produkteinführung handelt: Bei der Organisation einer erfolgreichen geschäftlichen Veranstaltung gibt es viel zu beachten. Sie möchten, dass die Veranstaltung den gewünschten Effekt auf die Besucher hat. Gleichzeitig möchten Sie Ihre Zeit und Ihr Geld so effizient wie möglich nutzen. Planen Sie eine Veranstaltung und möchten Sie dies besonders gut machen? Dann lesen Sie die 10 Tipps in diesem Artikel.
1. Nehmen Sie sich Zeit oder holen Sie sich zusätzliche Hilfe
Wissen Sie bereits lange im Voraus, wann die Veranstaltung stattfinden wird? Beginnen Sie dann auch frühzeitig mit den Vorbereitungen. Die Organisation einer erfolgreichen Veranstaltung erfordert viel Zeit und es gibt mehr zu beachten, als man zunächst denkt. Haben Sie nicht genug Zeit? Holen Sie sich dann zusätzliche Hilfe innerhalb des Unternehmens oder besprechen Sie die Möglichkeiten, die Organisation an Unternehmen oder Selbstständige (Freiberufler) auszulagern.
2. Bestimmen Sie das Ziel und die Zielgruppe
Was wollen Sie erreichen und wen wollen Sie mit der Veranstaltung erreichen? Das sind zwei Kernfragen, die Sie beantworten müssen, bevor Sie mit der Organisation der Veranstaltung beginnen. Mögliche Ziele einer geschäftlichen Veranstaltung sind:
· Stärkung der Markenidentität
· Erhöhung der Bekanntheit
· Förderung von Produkten oder Dienstleistungen
· Wissen teilen
· Kontaktaufnahme mit (potenziellen) Kunden und Geschäftspartnern
· Förderung des direkten Verkaufs
· Generierung von Leads
· Förderung der Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation
· Einführung neuer Produkte
· Förderung von Kreativität
· Demonstration gesellschaftlicher Verantwortung
Es ist ratsam, die Ziele in messbare KPIs umzusetzen, wie z.B. die Anzahl der verkauften Produkte oder die Anzahl der Leads, die durch die Veranstaltung generiert werden. Erstellen Sie außerdem ein klares Profil der Zielgruppe(n) für die Veranstaltung. Dieses Profil kann beispielsweise aus dem Alter, den Berufsbezeichnungen, Interessen, persönlichen Zielen, Frustrationen und bevorzugten Kommunikationskanälen bestehen.
3. Legen Sie das Budget fest
Die Einschätzung eines Budgets ist eine schwierige Aufgabe, bevor Sie eine Veranstaltung organisieren. Trotzdem ist es ein wichtiger und notwendiger Schritt. Sorgen Sie daher für ein flexibles Budget, sodass Sie noch etwas Spielraum haben. Denken Sie beispielsweise an 5% bis 10% extra für unvorhergesehene Ausgaben. Vergessen Sie nicht, versteckte Kosten in Ihre Budgetplanung aufzunehmen, wie Steuern, Servicegebühren, Genehmigungen und Versicherungen. Und behalten Sie während der Planung der Veranstaltung das Budget genau im Auge, damit Sie sicher innerhalb des Budgets bleiben.
4. Machen Sie es nachhaltig
Nachhaltigkeit ist und bleibt ein wichtiger Trend in allen Bereichen, auch in der Eventbranche. Überlegen Sie, wie Sie Ihre Veranstaltung nachhaltiger gestalten können. Denken Sie dabei beispielsweise an die Verwendung von wiederverwendbaren Bechern, Mülltrennung mit Recyclingstationen, nachhaltigen Werbegeschenken, energieeffizienter Beleuchtung und wassersparenden Maßnahmen.
5. Erstellen Sie ein Drehbuch
Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren, ist ein gutes Drehbuch unverzichtbar. Es enthält unter anderem:
· Einen Überblick über die Ziele und die Zielgruppe der Veranstaltung
· Die Kontaktdaten aller beteiligten Parteien
· Einen Überblick über das Budget für die Veranstaltung
· Den Zeitplan und das Programm der Veranstaltung
· Informationen über den Veranstaltungsort und einen Lageplan
· Technische Spezifikationen in Bezug auf Beleuchtung, Audio, Internetverbindungen usw.
· Informationen über das Catering
· Eine Liste der beteiligten Mitarbeiter und deren Aufgaben
· Sicherheits- und Notfallverfahren
· Einen Überblick über die Werbe- und Marketingstrategien
· Checklisten für die Veranstaltung
Stellen Sie sicher, dass es so vollständig wie möglich ist, damit jeder über die notwendigen Informationen und Richtlinien informiert ist.
6. Erhöhen Sie Ihre Bekanntheit
Möchten Sie mehr Besucher zu Ihrer Veranstaltung anziehen? Erhöhen Sie dann Ihre Bekanntheit. Entwickeln Sie dafür kreative Aktionen, wie das Verteilen von Flyern an Orten, die Ihre Zielgruppe frequentiert. Lassen Sie lustige Produkte mit Ihrem Logo bedrucken und fügen Sie diese den Flyern bei. Denken Sie beispielsweise an Sonnenbrillen mit Logo, bedruckte Wasserflaschen oder bedruckte Schlüsselanhänger. Auf diese Weise bleibt der Name Ihrer Veranstaltung gut im Gedächtnis. Finden Sie heraus, auf welchen Kanälen Ihre Zielgruppe aktiv ist, und sorgen Sie für Werbung auf diesen Kanälen. So erhalten Sie immer mehr Bekanntheit.
7. Sorgen Sie für einen reibungslosen Zugang
Ein reibungsloser Zugang sorgt für einen guten ersten Eindruck und einen guten Start in den Tag. Daher ist es wichtig, nach Möglichkeiten zu suchen, den Zugang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Stellen Sie Absperrgitter auf, sorgen Sie dafür, dass ausreichend Mitarbeiter am Eingang stehen, und denken Sie auch an Armbänder und Schlüsselbänder mit Badges. Richten Sie möglicherweise einen separaten VIP-Zugang ein, um den Besucherfluss zu regulieren.
8. Halten Sie Ihre Veranstaltung in Bildern fest
Wenn Sie die Veranstaltung in Bildern festhalten, sorgen Sie nicht nur für eine schöne Erinnerung im Nachhinein. Sie zeigen auch anderen, wie toll die Veranstaltung war. Das ermutigt Menschen, das nächste Mal ebenfalls die Veranstaltung zu besuchen. Veröffentlichen Sie die Fotos und Videos in den sozialen Medien und verwenden Sie sie als Bildmaterial für Ihre Online- und Offline-Marketingaktivitäten. Bitten Sie die Besucher, Fotos mit einem Hashtag zu teilen. Auf diese Weise ist die Reichweite noch größer und Sie erhöhen Ihre Bekanntheit für zukünftige Veranstaltungen.
9. Auswerten und verbessern
Nach der Veranstaltung ist es wichtig, sich Zeit für die Auswertung der Veranstaltung zu nehmen. Was ist gut gelaufen und was nicht? Verwenden Sie beispielsweise einen kurzen Fragebogen, den Sie per E-Mail an Besucher senden. Unter den Teilnehmern verlosen Sie Freikarten für das nächste Jahr. Damit setzen Sie einen zusätzlichen Anreiz, an der Umfrage teilzunehmen. Nutzen Sie die Eingabe, um die nächste Veranstaltung zu organisieren.
10. Danken Sie allen Beteiligten
Ein Punkt, an den nicht jeder denkt: Stellen Sie sicher, dass Sie allen, die an der Veranstaltung mitgewirkt haben, danken und feiern Sie den Erfolg gemeinsam. Organisieren Sie einen After-Event-Drink und geben Sie jedem ein kleines Geschenk mit. Das kann von Schokolade mit Logo über eine Goodiebag mit netten Artikeln bis hin zu einem Geschenkgutschein reichen.
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