Ein Tag der offenen Tür ist eine altbekannte Veranstaltung in der Bildung. Aber auch immer mehr Unternehmen anderer Branchen veranstalten einen Tag der offenen Tür. Warum? Es ist eine sehr gute Gelegenheit, Menschen mit dem Unternehmen bekannt zu machen. Besucher möchten das Unternehmen, mit dem sie Geschäfte machen, besser kennenlernen. Veranstalter können Kunden, Geschäftspartnern und Interessenten alle Facetten ihres Unternehmens zeigen. und das ist auch der Grund dafür, dass Tage der offenen Tür immer beliebter werden und die Besucherzahlen steigen.
In diesem Artikel geben wir noch mehr gute Gründe für die Organisation eines Tages der offenen Tür und praktische Tipps damit dieser auch erfolgreich wird.
6 Gründe für einen Tag der offenen Tür
Es gibt viele Gründe, warum es sich lohnt, einen Tag der offenen Tür für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation zu planen. Einer der folgenden Gründe kann ausreichen, aber Sie können sicher sein, dass meist mehrere Gründe miteinander verflochten sind:
1. Steigern Sie die Markenbekanntheit und das Image Ihres Unternehmens
Die Menschen, die den Tag der offenen Tür besuchen, lernen Ihr Unternehmen kennen und geben ihren Eindruck möglicherweise an andere weiter. Das sorgt für eine positive Reputation und mehr Markenbekanntheit. Verschenken Sie schöne Produkte mit Ihrem Logo, wie zum Beispiel eine Wasserflasche mit Logo oder ein anderes nettes Gadget. So bleibt Ihre Marke auch nach dem Tag der offenen Tür im Gedächtnis.
2. Verkaufen Sie Ihr Produkt und/oder Ihre Dienstleistung
Der Verkauf Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung muss nicht das Hauptziel des Tages der offenen Tür sein. Aber Sie können dies indirekt als Hauptziel haben. Die Besucher werden vor Ort mit Ihren Produkten und Dienstleistungen vertraut gemacht und sehen, wie die Dinge bei Ihnen laufen. Das kann den zusätzlichen Schubs geben, der für einen Kauf benötigt wird.
3. Kontaktpflege zu Kunden und Geschäftspartnern
In der Regel sprechen Sie in einem geschäftlichen Umfeld mit bestehenden Beziehungen und potenziellen Kunden. Per E-Mail, am Telefon oder bei einem kurzen Besuch an der Theke. Ein Tag der offenen Tür gibt Ihnen die Möglichkeit, informeller miteinander ins Gespräch zu kommen. Geben Sie Ihren (zukünftigen) Kunden einen Blick hinter die Kulissen, damit sie sehen, wer hinter dem Produkt oder der Dienstleistung steckt. Zeigen Sie, was Sie auszeichnet, was Sie tun, um es für den Kunden so gut wie möglich zu machen und was Sie im Haus haben. All dies, ohne sofort einen Verkauf oder Lead „erzielen“ zu müssen. Es stärkt die Kundenbeziehungen und deren Assoziationen mit Ihrer Marke und Ihrem Unternehmen. Ein Tag der offenen Tür erleichtert auch Interessenten die Geschäftsabwicklung und sie können im Voraus sehen, mit welcher Art von Unternehmen sie Geschäfte machen werden.
4. Aufbau einer guten Beziehung zu den Menschen, die in der Nähe des Unternehmens leben
Ist Ihr Unternehmen kürzlich umgezogen? Oder bekommen Sie viele Fragen von Leuten aus der Umgebung, die neugierig darauf sind, was Sie als Unternehmen tun? Dann ist ein Tag der offenen Tür die ideale Möglichkeit, sich vorzustellen! Vielleicht sorgen die Anwohner nach dem Tag der offenen Tür für zusätzliche Mundpropaganda. Es ist also in mehrfacher Hinsicht nicht falsch, sie einzuladen.
5. Mitarbeiter rekrutieren
Gute Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Sie müssen sich von Mitbewerbern abheben und zeigen, warum es Spaß macht, für Ihr Unternehmen zu arbeiten. Dies wird auch als Employer Branding bezeichnet. Mit Hilfe eines Tages der offenen Tür können Sie zukünftige Mitarbeiter davon überzeugen, bei Ihnen zu arbeiten. Es kann also ein sehr guter Teil Ihrer Rekrutierungskampagne sein.
6. Mitarbeiter motivieren
Auch für Ihre aktuellen Mitarbeiter kann ein Tag der offenen Tür motivierend wirken. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter über die Details des Tages der offenen Tür nachdenken. Über ihre eigene Arbeit reflektieren und sie eventuell den Gästen davon erzählen. Das ist etwas anderes als ihre normalen Aktivitäten und macht daher besonders viel Spaß! Vielen macht das auch die Wertschätzung und Wichtigkeit der eigenen Arbeit bewusst.
Neben den oben genannten Gründen kann auch ein Umzug, eine Umstrukturierung oder Renovierung Ihres Standortes ein hervorragender Grund sein, einen Tag der offenen Tür zu veranstalten. Es ist die ideale Art, Ihre Kunden und Geschäftspartner auf informelle Weise zu empfangen. In angenehmer, ungezwungener Atmosphäre lernen Sie sich und das Unternehmen kennen.
10 Tipps, die Ihren Tag der offenen Tür zum Erfolg machen
Jetzt wissen Sie, warum die Organisation eines Tages der offenen Tür eine gute Idee für Ihre Organisation sein kann. Doch wie organisiert man einen erfolgreichen Tag der offenen Tür? Wir listen 10 Tipps für einen gut organisierten Tag der offenen Tür auf.
1. Überlegen Sie sich genau, welchen Zweck der Tag der offenen Tür hat
Überlegen Sie genau, was Sie mit dem Tag der offenen Tür erreichen wollen und passen Sie den Tag und die Aktivitäten entsprechend an. Besprechen Sie dies auch mit internen und externen Beteiligten. Alles, was Gäste wahrnehmen und erleben, steht in direktem Zusammenhang mit Ihrer Organisation und der Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen. Stellen Sie also sicher, dass alles perfekt arrangiert ist.
2. Nehmen Sie sich ausreichend Vorbereitungszeit
Einen Tag der offenen Tür zu organisieren braucht Zeit. Sie müssen einen Plan erstellen, die richtigen Leute engagieren, Termine vereinbaren und Angebote anfordern. Außerdem ist es wichtig, dass Ihre Gäste rechtzeitig eine Einladung erhalten, damit sie sich diesen Tag freihalten können. Erfahrungsgemäß braucht man mindestens drei Monate, um alles richtig vorzubereiten. Geben Sie Stress und Zeitdruck keine Chance und geben Sie sich diese Zeit.
3. Verwandeln Sie es in ein Projekt und stellen Sie ein Skript bereit
Ein Tag der offenen Tür besteht aus einzelnen Elementen. Jedes Element muss getrennt und gut angeordnet sein, um in einem Moment miteinander zu verschmelzen. Stellen Sie also rechtzeitig eine Arbeitsgruppe zusammen, um den Überblick zu behalten und die Aufgaben aufzuteilen. Halten Sie Vereinbarungen schriftlich fest und erstellen Sie ein Szenario mit allen Aktionen und wer was für den Tag der offenen Tür macht.
4. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt
Der richtige Zeitpunkt kann je nach Zielgruppe unterschiedlich sein. Versuchen Sie herauszufinden, welcher Tag für Ihre Gäste am günstigsten ist. Oft ist ein Freitagnachmittag eine angenehme Zeit für einen „Ausflug“, aber auch ein Samstag kann ein toller Tag sein. Stellen Sie sicher, dass Ihr Tag der offenen Tür nicht mit einem Feiertag oder einer Großveranstaltung in der Gegend zusammenfällt. Und wenn mehrere Unternehmen am selben Tag einen Tag der offenen Tür veranstalten, müssen Sie dafür sorgen, dass Menschen Ihren Tag der offenen Tür besuchen.
5. Bleiben Sie innerhalb Ihres Budgets
Es ist wichtig, im Voraus ein Budget festzulegen. Wenn Sie externe Personen in Ihre Planung einbeziehen, ist es sinnvoll, Angebote einzuholen und gute Preisabsprachen zu treffen, damit Sie keine Überraschungen erleben. Dennoch ist es ratsam, einen Budget-Puffer von 10% für unvorhergesehene Ausgaben einzubehalten.
Wenn Sie alles Wichtige in Ihre Planung einbezogen haben, können Sie zur Bestandsaufnahme übergehen und die praktischen Dinge erarbeiten, um die es in den folgenden Tipps geht.
6. Machen Sie aus Ihrer Einladung etwas Besonderes und laden Sie die richtigen Leute ein
• Heben Sie Ihre Einladung hervor, sodass sie wirklich „einladend“ ist.
• Vermitteln Sie die richtige Botschaft.
• Laden Sie (potenzielle) Kunden ein, auch wenn Sie diese nur vom Telefonkontakt kennen.
• Laden Sie Lieferanten, Vertreter und externe Unternehmen ein, die Ihnen Dienstleistungen anbieten.
• Erwägen Sie auch, Vertreter der (Fach-)Presse einzuladen.
• Die Einladung von Mitarbeitern mit Partner oder Familie stärkt die Bindung an das Unternehmen.
7. Kümmern Sie sich um Catering, Garderobe und eine Aufmerksamkeit für Ihre Gäste
• Stellen Sie sicher, dass die Gäste bei der Ankunft angemessen empfangen werden.
• Richten Sie einen separaten Raum mit einer gut organisierten Garderobe ein.
• Lagern Sie das Catering an ein professionelles Unternehmen aus, damit die Gäste an Snacks und Getränken nicht zu kurz kommen.
• Übergeben Sie diese Angelegenheiten an die richtigen Personen, damit Sie sich unbesorgt auf die Gäste konzentrieren können.
8. Achten Sie auf den Firmenrundgang
• Bieten Sie professionelle Anleitung und Erklärung durch gut vorbereitete Mitarbeiter.
• Entfernen Sie potenziell anstößige Bilder oder Poster, die „Insider-Witze“ enthalten.
• Schränke geschlossen halten und für Ordnung in Räumen und auf Schreibtischen sorgen.
• Achten Sie darauf, dass keine Dokumente herumliegen.
9. Ermöglichen Sie Ihren Gästen ein problemloses Parken
Gutes Parken beugt Frust vor und Ihr Gast behält seine gute Laune. Dies erreichen Sie mit Hilfe der folgenden Tipps:
• Lassen Sie die Gäste wissen, wo sie ihr Auto parken können.
• Weisen Sie ggf. auf deutlich erkennbaren Hinweistafeln auf die Parkmöglichkeiten hin.
• Setzen Sie bei Bedarf Freiwillige als Parkaufseher ein.
• Bei ausreichendem Parkraum sind selbstverständlich keine weiteren Maßnahmen erforderlich.
10. Geben Sie Ihren Gästen ein Geschenk mit nach Hause
Schenken Sie Ihren Gästen eine schöne Erinnerung an den Tag der offenen Tür. Werbeartikel und Werbegeschenke eignen sich dafür hervorragend. Sie können es mit Ihrem Logo, Firmennamen und Text bedrucken lassen, der Sie an den Tag der offenen Tür erinnert. Mit einem funktionalen Werbegeschenk werden Sie auch nach dem Tag der offenen Tür regelmäßig von Ihren Kunden gesehen. Eine großartige Möglichkeit, Ihr Unternehmen zu fördern und die Markenbekanntheit zu steigern. Denken Sie zum Beispiel an einen schön bedruckten Kugelschreiber oder eine bedruckte Kaffeetasse. Beides Produkte, die für jeden nützlich sein werden. Oder verschenken Sie einen USB-Stick mit Logo mit Fotos oder einer Präsentation Ihres Unternehmens. Machen Sie daraus eine schöne Goodie Bag mit etwas Leckerem. Es ist auch möglich, Süßigkeiten mit einem Logo zu bedrucken. Genug Ideen für ein nettes Giveaway für die Besucher.
Die nehmen wir beim nächsten Mal
Eine gute Bewertung ist ein wichtiger Bestandteil. Machen Sie Ihren Mitarbeitern Komplimente und danken Sie denen, die den Tag der offenen Tür mitorganisiert haben, für ihren Einsatz. Das wird sicherlich geschätzt. Was ging gut? Welche Verbesserungspunkte gibt es? Lernen Sie aus den Erfahrungen und nutzen Sie diese, um beim nächsten Mal einen Tag der offenen Tür noch erfolgreicher zu gestalten. Wenn Sie Ihren Gästen Versprechen gegeben haben, ist es wichtig, diese zu dokumentieren und nachzuverfolgen.
Sollten Sie bald einen Tag der offenen Tür haben, hoffen wir, dass unsere Tipps dazu einen positiven Beitrag leisten. Viel Spaß und Erfolg! Und lassen Sie uns wissen, ob wir mehr über die richtigen Werbematerialien nachdenken können. Wir helfen gerne dabei!