10 Tipps für die Planung einer Firmen-Veranstaltung

Eine Firmen-Veranstaltung kann viele Anlässe und Zielgruppen haben. Ihre eigene Veranstaltung zu organisieren ist aufwendig, egal ob Kundeninformation oder Firmenjubiläum. Eine Veranstaltung zu organisieren, braucht viel Zeit und Geld. Und beides zum effektiv eingesetzt werden. Aber wie? Wir möchten Ihnen 10 Tipps geben.

  1. Beginnen Sie rechtzeitig mit der Planung Ihrer Firmen-Veranstaltung. Eine gelungene, beeindruckende Veranstaltung zu planen dauert Wochen und oft sogar Monate. Nicht genug Zeit? Dann haben Sie die Optionen, die Organisation extern zu vergeben. Es gibt viele professionelle Unternehmen oder Freiberufler, die für Sie eine gute Veranstaltung in kurzer Zeit organisieren können.
  2. Setzen Sie sich klare KPIs und messen Sie diese gut. Sorgen Sie dafür eine Basis zu schaffen, eine Zwischenergebnis zu ermitteln und führen Sie auch eine Messung am Ende der Firmen-Veranstaltung durch. Setzen Sie sich klare Ziele, so dass Sie wissen, ob die Veranstaltung ein voller Erfolg war.
  3. Erstellen Sie ein Skript. So stellen Sie sicher, dass Sie alles bedacht haben. Sie wissen, was – und wann – passieren muss. Beginnen Sie direkt am Anfang mit einem Skript. Ein Plan wie dieser ist jederzeit anpassbar und sollte das auch sein. Das Skript auf Lücken zu überprüfen ist auch nach der Veranstaltung wichtig, so lernt man schnell aus etwaigen Unstimmigkeiten, Ungenauigkeiten und Fehlern für das nächste Mal.
  4. Beweisen Sie Flexibilität in Ihrem Budget. Es ist nicht einfach, im Voraus genau zu wissen, was eine Veranstaltung kostet, vor allem, wenn man diese zum ersten Mal plant. Und nichts ist so ärgerlich wie der Druck, auf etwas zu verzichten, weil das Budget nicht ausreicht. 5 bis 10% des geplanten Budgets sollten in der Regel ausreichen, um auf Überraschungen vorbereitet zu sein.
  5. Nutzen Sie digitale Ressourcen, um die Wirkung Ihrer Firmen-Veranstaltung zu erhöhen und zu verlängern. Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Ihre Veranstaltung auch digital zu fördern. Sie können eine spezielle Event-Website erstellen. Dort können Interessierte sich anmelden, können sehen, was geplant ist, können Wegbeschreibungen erhalten und so weiter. Es gibt auch Möglichkeiten Ihre Veranstaltung in einem Webinar zu streamen oder mit einem solchen zu kombinieren, so dass Sie die Reichweite erhöhen können.
  6. Wählen Sie den richtigen Anbieter und Standort. Es gibt viele Orte, die sich für Veranstaltungen eignen. Es müssen nicht immer die eigenen Unternehmensräume sein. Der Erfolg einer Veranstaltung wird teilweise auch durch die Lage, Anordnung, Konzept, Verpflegung und den Zeitpunkt bestimmt. Wollen Sie es klein und gemütlich halten? Umweltbewusstsein ist wichtig? Suchen Sie nach einem Standort mit der Möglichkeit die Besucher in kleinere Gruppen aufzuteilen? Dies sind wichtige Fragen bei der Auswahl der Lieferanten.
  7. Der richtige Zeitpunkt. Falls Ihre Veranstaltung variabel planbar ist, sorgen Sie dafür, dass diese zu einem Zeitpunkt erfolgt an dem möglichst viele nicht bereits anderweitig eingebunden sind. Dies bezieht sich sowohl auf Feiertage, Ferien, kann aber auch wichtig sein bei internationalen Sportveranstaltungen. Je nach Zielgruppe könnte ein anderes Highlight am gleichen Tag die Besucher abhalten, Sie zu besuchen.
  8. Denken Sie daran, allen Beteiligten zu danken. Danken Sie den Besuchern für ihr Kommen, vor allem aber Kollegen, die zum Erfolg der Veranstaltung beigetragen. Teambildung ist nämlich ein schöner Nebeneffekt bei der Organisation einer Veranstaltung.
  9. Lassen Sie andere sehen, was sie verpasst haben, wenn sie nicht teilgenommen haben. Sorgen Sie für schöne Bilder (Videos oder Fotos) Ihrer Veranstaltung oder eine Powerpoint-Präsentation und teilen Sie dies alles digital mit Ihren Kunden. So können diese sehen, was sie verpasst haben, und Sie animieren, das nächste mal zu teilzunehmen.
  10. Auswertung. Eine gute Auswertung ist von wesentlicher Bedeutung für Ihre Veranstaltung und auch für alle kommenden. Diskutieren Sie nicht nur die zuvor genannten KPIs, sondern auch Gefühle und individuelles Feedback mit Teilnehmern. So lernen Sie aus Ihrer Veranstaltung am meisten. Sowohl für kommende Firmen-Veranstaltungen, aber eventuell auch generell etwas über die Kundenansprache und das Kundeninteresse.

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By | 2017-02-03T11:48:01+01:00 10 February 2017|Auffallen!|