5 Schritte zur erfolgreichen Teilnahme bei Messen

BeursJedes Jahr stehen tausende von öffentlichen und Fachmessen statt, und mit großer Wahrscheinlichkeit wir auch Ihr Unternehmen an einer Messe diesen Herbst teilnehmen. Selbstverständlich werden Sie sich mit Ihrer Zielgruppe und den gewünschten Ergebnissen im Vorhinein auseinandersetzen, um sich auch für die richtige Messeteilnahme zu entscheiden – aber wie sorgen Sie dafür, dass die Teilnahme erfolgreich sein wird? Wussten Sie beispielsweise, dass 80% der befragten Personen sich Give-Aways bei einer Messe erwarten?

Wir liefern Ihnen fünf einfache Schritte um einen höheren ROI zu erzielen.

1. Konzept
• Erarbeiten Sie ein Konzept, dass Ihre Zielgruppe und Ihre gesetzten Ziele erreicht.
• Involvieren Sie das Management sowie die Mitarbeiter bei der Standbetreuung für die Realisierung des Konzepts.
• Berücksichtigen Sie alle Elemente für die Realisierung: Messestand, Broschüren, Flyer, Elevator Pitch (60-sekündige Vorstellung der Kernkompetenzen Ihres Unternehmens), Give-Aways, Einladungen und After-Sales.
Anmerkung: Das Konzept muss zu Ihrer Zielgruppe und zu Ihren Zielen, sowie Ihrer Mission und Vision passen. Ein Konzept sollte nicht aufgesetzt wirken, sondern zu Ihrem Image passen.

2. Budget
• Bestimmen Sie Ihr Budget; im Idealfall ist es Teil eines gesamten Jahresbudgets.
• Motivieren und begeistern Sie die involvierten Personen vom Konzept und präsentieren Sie DANACH erst das Budget.
Anmerkung: Halten Sie sich an das Konzept und streichen Sie nicht unüberlegt an gewissen Posten. Das Konzept ähnelt einem Kartenhaus, darum ist alles wichtig.

3. Zeitplanung und ‚Rückwärtsplanung‘
• Entwickeln Sie eine Rückwärtsplanung mit ‚After-Sales/Nachbetreuung‘ als Endziel. Von dort planen Sie von hinten nach vorne: denken Sie an den Stand, mögliche Bestellungen vor Ort, Einladungen (6 Wochen vor Messestart), Erinnerungen (3 Wochen vor Messestart), Drucksorten, Give-Aways und After-Sales (Nachbetreuung; maximal 2 Wochen nach Ende der Messe).
• Zusätzlich zur Planung sollte die Zeiteinteilung auch eine Zusammenfassung des Konzeptes, eine Elevator Pitch, die Budgetplanung, Telefonnummern von Lieferanten, Personal zur Betreuung des Standes, und selbstverständlich die eigene Telefonnummer beinhalten. Das Wichtigste an der Planung jedoch ist die Aufgabenverteilung – wer trägt Verantwortung für welchen Bereich und bis wann muss es erledigt sein?
Anmerkung: Im Regelfall wird der Zeitplan nicht von allen Mitarbeitern gründlich gelesen. Vergewissern Sie sich, dass jeder rechtzeitig Bescheid weiß, was und wann etwas von ihr oder ihm erwartet wird und erinnern Sie die Person im Falle des Falles daran.

4. Kick-off
• Organisieren Sie ein Kick-off-Meeting etwa 2 Wochen vor Messestart, um den Zeitplan nochmals Schritt für Schritt durchzugehen.
• Laden Sie jede involvierte Person dabei ein: die Mitarbeiter am Messestand, die Aufbauhelfer, das Management, Marketing und Vertrieb. Denken Sie auch an externe Partner, die einen Beitrag zur Messeorganisation leisten.
Anmerkung: Der Erfolg der Messe hängt zu einem großen Teil von der Motivation Ihrer Mitarbeiter am Messestand ab. Wenn es Ihnen nicht gelingt, Ihre Mitarbeiter zu begeistern, könnten Sie auch ein Training einer externen Schulungsagentur einplanen.

5. Ausführung des Konzepts
• Sie haben ein tolles Konzept entwickelt, das Budget wurde abgesegnet und Ihre Mitarbeiter sind motiviert. Jetzt beginnt die richtige Arbeit…
• Gehen Sie erneut den Planungsablauf durch, Schritt für Schritt. Überprüfen und notieren Sie alle Deadlines in Ihrem Kalender.
• Denken Sie daran, dass Sie jeden Tag an der Organisation der Messe arbeiten, Ihre Mitarbeiter möglicherweise nicht. Senden Sie aus diesem Grund rechtzeitige freundliche Erinnerungen.
• Vergewissern Sie sich, dass der Bereich After-Sales bereits eine Woche vor der Messe organisiert ist. Eine Messe ist stressig und danach sind Sie mit anderen Kampagnen und E-Mail-Verkehr beschäftigt. Die Nachbetreuung der Messe ist äußerst wichtig, daher sollte Ihr Vertriebsteam vorbereitet sein, die vielversprechendsten Kontakte per E-Mail oder telefonisch zu erreichen. Wenn Sie sich für den postalischen Weg entscheiden, sollten Sie daran denken, ein kleines Geschenk beizulegen. Mailings mit Geschenken erreichen durchschnittlich 44% an Rückmeldung und werden zu 37% von den Empfängern gesehen.
• Vergessen Sie nicht auf Ihre eingeladenen Gäste, die nicht zur Messe erschienen oder mit denen Sie vor Ort nicht in Kontakt getreten sind. Nehmen Sie zu ihnen freundlich Kontakt auf für ein zukünftiges Treffen.

Anmerkung: Die Messe ist nicht einfach der Start oder Ziel einer gewissen Aktion. Es handelt sich um ein Live-Event einer Ihrer Marketing-Kampagnen. Es verlangt ausreichend Aufmerksamkeit, aber ohne guter Vorbereitung und Nachbetreuung wird die Kampagne nie erfolgreich werden.

By | 2014-09-23T09:58:28+02:00 23 September 2014|Auffallen!|